Interview mit einer Hochzeitsplanerin

Vor einer Hochzeit geraten Braut und Bräutigam schnell in Stress. Location, Deko, Sitzordnung – die To-Do-Liste scheint kein Ende zu nehmen. Doch reichen Informationen aus dem Internet aus, um die Hochzeitsvorbereitungen zu bewältigen? Möglicherweise wäre es sinnvoll, sich mit einem Hochzeitsplaner Hilfe vor Ort zu holen.

Hochzeitsplanerin Friederike Mauritz kennt beide Seiten. Die renommierte Hochzeitsplanerin führt ihre eigene Eventagentur “Celebrations” in Frankfurt am Main. Gleichzeitig hat sie das Hochzeitsplaza Hochzeitsforum aufgebaut. Als Administratorin ist sie nach wie vor die tragende Säule des Forums. Ratsuchende finden ihre Unterstützung unter der Rubrik „Frag Friederike“. Wir haben Ihr die wichtigsten Fragen gestellt.

Wann macht es Sinn, einen Hochzeitsplaner zu engagieren?

Viele Brautpaare unterschätzen im Vorfeld, wie viel Zeit die Hochzeitsorganisation einnimmt. Neben dem meist sehr eingespannten Berufs- und Privatleben bleibt wenig Zeit, Kraft und auch oftmals Lust für die gesamte Hochzeitsplanung. Dann kommen wir ins Spiel. Ein Hochzeitsplaner hilft dem Brautpaar, die eigenen Wünsche umzusetzen. Entscheidend sind dabei drei Bereiche, die dem Brautpaar zugutekommen: Zeitersparnis, Beratung, erprobte Kontakte.

Wie geht ein Hochzeitsplaner vor?

Ein seriöser Hochzeitsplaner bietet ein kostenloses und unverbindliches Erstgespräch an. Dieses findet entweder beim Brautpaar oder im Büro des Hochzeitsplaners statt. Manche Hochzeitsplaner – wie wir auch – schicken vorab erste Preislisten. Andere machen erst nach dem Erstgespräch ein detaillierteres Angebot.

Nach dem Erstgespräch geht es bei manchen Hochzeitsplanern über zum Vertragsabschluss: Entweder sofort im Termin, wenn das Brautpaar dies möchte, oder der Vertrag wird mitgegeben. Danach wird die Hochzeit Schritt für Schritt gemäß den Wünschen und im Rahmen des vorgegebenen Budgets in Absprache mit dem Brautpaar organisiert. Für jeden Teilbereich gibt es ein bis mehrere Angebote.

Woran erkenne ich einen seriösen Hochzeitsplaner?

Das ist leider eine der schwierigsten Aufgaben überhaupt, da es keine Richtlinien, Vorschriften und offiziellen Abschlüsse gibt. Wichtig ist die Frage nach der Erfahrung: Wie lange ist der Hochzeitsplaner schon dabei und wie viele Hochzeiten hat er bereits organisiert? Macht er es hauptberuflich, wird ein seriöser Vertrag gemacht und ist alles schriftlich festgehalten? Wie wird mit der Anfrage des Brautpaares vom ersten Kontakt bis zum ersten Gespräch umgegangen? Macht der Hochzeitsplaner einen professionellen Eindruck und passt die Chemie beim Erstgespräch?

Ein Wedding Planner, der zum Beispiel seit drei Jahren aktiv ist, kann in der Zeit nur 2 Hochzeiten organisiert haben – das ist natürlich nicht besonders viel. Vor allem die Kontakte müssen mühsam aufgebaut werden. Wir haben zum Beispiel vor 11 Jahren mit 60 Lokalitäten angefangen. Inzwischen haben wir weit über 600 im Repertoire.

Der Bund deutscher Hochzeitsplaner nimmt zum Beispiel nur Hochzeitsplaner auf, die seit mindestens zwei Jahren hauptberuflich am Markt tätig sind. Zusätzlich wird durch eine Art Aufnahmegespräch die Seriosität geprüft. Durch regelmäßigen Austausch und Weiterbildung wird versucht, einen Qualitätsstandard zu halten. Hier hat das Brautpaar die Sicherheit einen seriösen Hochzeitsplaner zu buchen.

Wann kontaktiere ich am besten einen Wedding Planner?

Grundsätzlich ist es ratsam, den Hochzeitsplaner frühzeitig zu kontaktieren. Viele Lokalitäten und Dienstleister sind schnell ausgebucht – gerade die beliebten Lokalitäten bekommen ihre Buchungen oft schon mindestens ein Jahr im Voraus. Der Hochzeitsplaner kann natürlich auch nur auf das zurückgreifen, was am Wunschdatum noch frei ist. Beginnt daher mit Eurer Hochzeitsplanung – ob mit oder ohne Hochzeitsplaner – circa ein Jahr im Voraus.

Aber natürlich kann ein Wedding Planner auch kurzfristig eine Hochzeit organisieren und ist auch gerade dann besonders hilfreich. Durch seine Kontakte und seine Erfahrung findet er viel schneller eine passende Lokalität oder einen guten, verfügbaren Dienstleister. Hinzu kommt, dass er natürlich viel mehr Zeit und Energie investieren kann, als das Brautpaar.

Was kostet mich ein Hochzeitsplaner?

Einige Hochzeitsplaner, die noch nicht so lange auf dem Markt sind, bieten ihre Dienstleistung oft recht günstig an – aber sie haben meist auch nicht so viel Erfahrung. Daher sollte das Brautpaar bei solchen Fällen natürlich genau nachhaken.

Manche Hochzeitsplaner haben feste Preise, die mehr oder weniger unabhängig vom Hochzeitsbudget sind. Wir versenden unsere Preise auch schon gerne vor dem ersten Gespräch. In unserer Preisliste stehen Kosten für Teilbereiche, die ab circa 100 Euro anfangen, genauso wie Beispielangebote für Komplettpakete, die in der Regel zwischen 1.000 und 3.000 Euro liegen. Andere Hochzeitsplaner berechnen Prozentsätze von 10 – 20 % vom Hochzeitsbudget.

Viele Brautpaare bevorzugen die festen Preise: Sie wissen, was auf sie zukommt und müssen sich keine Sorgen machen, dass der Hochzeitsplaner eventuell etwas Teureres anbietet, damit er mehr Geld verdient.

Welche wichtigen Tipps möchtest Du den Brautpaaren mitgeben?

1. Nehmt Euch Zeit und plant die wichtigsten Bereiche gemeinsam. Überlegt Euch vorab, was Euch persönlich bei der Lokalität ganz besonders wichtig ist und wie diese aussehen soll. Oftmals sind die Paare ganz erstaunt, wie sehr ihre Wünsche und Vorstellungen in den genaueren Details auseinandergehen. Fordert danach erstes Informationsmaterial an. Fahrt erst dann zu einer Besichtigung – so spart Ihr Euch Zeit, Kosten und Nerven.

2. Klärt zuerst, wann die Trauung möglich ist und fragt erst dann bei einer Lokalität für dieses Datum an – oder andersherum. Viele Brautpaare machen den Termin für die Trauung fest und sind dann enttäuscht, weil die Wunschlokalität genau an diesem Datum nicht mehr frei ist. Also immer beides gemeinsam buchen, wenn es passt.

3. Erstellt frühzeitig eine Kostenkalkulation. Brautpaare sollten nicht unterschätzen, dass die Bewirtung der Gäste und die Ausgaben für die Lokalität, meist nur etwa die Hälfte der finalen Kosten ausmachen.

4. Denkt beim Kauf des Brautkleides daran, dass Ihr nicht nur den berühmten Gang in der Kirche damit entlanglauft. Ihr möchtet auch unbeschwert tanzen oder auf die Toilette gehen – und manche Lokale haben sehr kleine und enge Toiletten.

5. Alles schriftlich fixieren – egal ob Lokalität, Band oder Fotograf. Nur dann können Missverständnisse vermieden werden. Achtet darauf, dass Datum, Zeiten und Inhaltliches festgehalten werden. Wenn die Lieferanten und Dienstleister dies nicht von sich aus machen, solltet Ihr selbst die wichtigsten Dinge zusammenfassen und unterschreiben lassen.

6. Kontaktiert nochmal alle Lieferanten und Dienstleister circa eine Woche vor der Hochzeit: Eventuell gibt es noch letzte Fragen oder Informationsbedarf.

Wo finde ich einen Hochzeitsplaner?

Die meisten Hochzeitsplaner inserieren auf den üblichen Hochzeitsportalen im Netz und in großen Hochzeitsmagazinen. Ansonsten hilft auch eine Suchmaschine im Netz weiter. Ihr könnt natürlich auch Dienstleister, Lieferanten und Lokalitäten fragen, ob sie einen Hochzeitsplaner kennen, mit dem sie schon gute Erfahrungen gemacht haben.

Unser Tipp: Der ‚Bund deutscher Hochzeitsplaner‘ hat alle aktuellen Mitglieder mit Link zu deren Webseite gelistet.

Empfindest Du das Internet als Konkurrenz für Hochzeitsplaner?

Sicherlich ist das Internet eine Konkurrenz für Hochzeitsplaner. Paare finden hier über Shops, Ratgeber, Branchenverzeichnissen, Foren etc. eine Vielzahl an Möglichkeiten. Aber das ist auch völlig in Ordnung so. Viele können sich gar keinen Hochzeitsplaner leisten, andere können es vielleicht, möchten es aber nicht. Jedes hat seinen Stellenwert und seine Richtigkeit.

Dennoch ist mit dem Internet Vorsicht geboten. Hochzeitsplaner gewährleisten eine wesentlich persönlichere Beratung. Nicht jeder Caterer oder jeder Florist passt auf jedes Brautpaar. Alle Anbieter sind von Stil, Preis und Qualität sehr unterschiedlich. Da kann ein Hochzeitsplaner helfen, der vielleicht schon öfters mit diesem Anbieter zusammen gearbeitet hat und durch ausführlichere Gespräche mit dem Brautpaar dessen Stil besser beurteilen kann.

Sollten Probleme während der Planungszeit auftauchen, kann der Hochzeitsplaner in der Regel schneller reagieren, da er mehr Kontakte und mehr Erfahrung hat. Hinzu kommt natürlich in allen Bereichen, dass er einfach in der Regel mehr Zeit hat, sich um die Hochzeit zu kümmern, als das Brautpaar, da er ja dafür bezahlt wird und es sein Job ist.

Welche Hilfe finden Brautpaare in Hochzeitsforen und auf Hochzeitsseiten?

Brautpaare finden in Hochzeitsforen und auf Hochzeitsseiten die diversesten Informationen: Von Tipps zur Gestaltung über Anbieterinformationen bis hin zur Beratung und Aufmunterung bei Tiefpunkten. Eine Mischung aus Fotos, Fakten und Austausch in den Foren gibt den Paaren wesentlich mehr Möglichkeiten und Freiräume, als es noch vor ein bis zwei Jahrzehnten ohne das Internet möglich war. Aber die Paare bekommen auf jeden Fall auch mehr Verführung zu üppigeren Ausführungen.

Weitere Ratschläge von Friederike Mauritz findet Ihr in unserem Hochzeitsforum unter ‘Frag Friederike’.

Friederike Mauritz ist geschäftsführende Inhaberin von Celebrations. Sie hat ihr Handwerk von der Pike auf gelernt und kann auf über 10 Jahre gesammelte Erfahrungen in der internationalen Hotellerie und Gastronomie zurückblicken. 1999 gründete sie mit diesem Know-how die Eventagentur Celebrations mit Sitz in Frankfurt am Main.